Un document administratif est un document produit ou reçu par les acteurs suivants :

• Administration (service de l'État, collectivité territoriale, établissement public, etc.),
• Organisme privé chargé d'une mission de service public (caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi, office HLM, etc.).

Il s'agit par exemple des documents suivants :

• Dossier, rapport et étude
• Compte rendu et procès verbal
• Statistique
• Directive, instruction et circulaire
• Note et réponse ministérielle
• Avis et décision

Il peut également s'agir d'un enregistrement sonore ou d'un film.

Les documents suivants ne sont pas des documents administratifs :

• Document à caractère juridictionnel (jugement, décision des tribunaux de l'ordre judiciaire ou administratif, document établi pour les besoins et au cours d'une procédure)
• Document privé (acte notarié, document produit par un organisme privé qui ne se rapporte pas à la mission de service public dont il est chargé)

Vous pouvez utiliser un simulateur afin de vérifier le caractère communicable d'un document administratif :

Document achevé

Le droit de communication s'applique uniquement à un document administratif achevé (dossier, rapport, étude, compte-rendu, etc.).

Document préparatoire à une décision

Un document préparatoire à une décision est communicable, mais seulement une fois prise la décision. Toutefois, en matière d'informations sur l'environnement, il doit être délivré immédiatement, sans attendre décision finale.

Archive publique

Les archives publiques sont communicables intégralement et à tout moment si le document n'est couvert par aucun secret protégé. Par exemple, les registres de décès sont immédiatement communicables.

Dans le cas contraire, le secret est protégé pendant des délais qui varient de 25 à 100 ans. Par exemple, l'accès aux registres de naissance et mariage de l'état civil est possible au bout de 75 ans.

Document concernant une personne nommément désignée

Un document administratif concernant une personne nommément désignée est uniquement communicable à celle-ci ou à une personne mandatée par elle et agissant en son nom (par exemple, un avocat). Toutefois, le document est communicable à une autre personne si les mentions personnelles peuvent être masquées. Il s'agit notamment des documents suivants :

• Document dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée et au secret médical
• Document portant une appréciation sur une personne nommément désignée ou identifiable
• Document mentionnant le comportement d'une personne et dont la divulgation pourrait lui porter préjudice

Document comportant des mentions sensibles

Les documents administratifs suivants ne sont pas communicables :

• Avis du Conseil d'État et des juridictions administratives
• Document d'une juridiction financière (Cour des comptes, chambre régionale des comptes)
• Document d'instruction du Défenseur des droits
• Document dont la consultation ou la diffusion porterait atteinte au secret des délibérations du gouvernement, de la défense nationale, à la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'État, à la sécurité publique, à la monnaie et au crédit public, à la recherche et à la prévention d'infractions

Vous pouvez y accéder partiellement si les mentions sensibles ou protégeant le secret peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

Vous devez faire une demande à l'administration ou à l'organisme privé chargé d'un service public détenteur du document.

La demande peut être orale ou écrite. Il est utile d'envoyer un courrier (papier ou électronique) et d'en conserver une copie datée en cas d'absence de réponse de l'administration.

Votre demande doit être précise afin que l'administration puisse identifier le document souhaité.

Vous n'avez pas à motiver votre demande.

Dans certaines administrations, une personne responsable de l'accès aux documents administratifs (PRADA) est désignée. Ses coordonnées sont notamment disponibles sur le site internet du service. La PRADA réceptionne les demandes de communication et veille à leur instruction.

Décision de l'administration

Si l'administration accepte votre demande, elle doit vous communiquer le document dans un délai d'un mois suivant sa réception.

Si votre demande porte sur une grande quantité de documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place. Les pages sélectionnées seront photocopiées et vous seront remises.

L'administration peut aussi étaler dans le temps votre accès aux documents.

Consultation sur place

S'il s'agit d'un document sur support papier, vous pouvez le consulter sur place sauf si sa préservation ne le permet pas.

La consultation est gratuite.

Courrier papier ou CD-Rom

Vous pouvez demander la reproduction d'un document sur papier ou support électronique, sous réserve que les conditions suivantes soient remplies :

• La reproduction du document ne doit pas nuire à sa conservation
• Le support demandé doit être compatible avec celui utilisé par l’administration

Le coût dépend du support de transmission. Il ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

Transmission électronique

Vous pouvez demander un document administratif par e-mail lorsque le document est disponible sous forme électronique.

La communication du document est gratuite.

Publication en ligne

La communication d'un document administratif peut s'exercer par publication des informations en ligne sauf si vous seul pouvez y avoir accès.

La publication doit être faite dans un format ouvert, facilement réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé.

Décision de refus

L'administration peut refuser, par décision motivée, votre demande de communication.

Si l'administration ne répond pas dans le mois suivant la réception de votre demande, cela signifie qu'elle refuse votre demande.

Vous pouvez alors saisir la Cada.

Saisine de la Cada

La saisine de la Cada se fait dans les 2 mois suivant la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.

Vous pouvez saisir la Cada par formulaire en ligne, par lettre ou ou email.

Vous devez préciser votre identité, votre adresse, l'objet de votre demande, et joindre une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.

La commission enregistre votre demande et vous adresse un accusé de réception.

Avis de la Cada

La Cada dispose d'1 mois à partir de l'enregistrement de votre demande pour rendre un avis sur la possibilité de vous communiquer le document. La Cada peut émettre un avis favorable ou défavorable. La Cada n'est pas une juridiction. Son avis n'est pas contraignant.

Elle vous notifie son avis par courrier ou courriel, ainsi qu'à l'administration mise en cause.

Si l'avis de la Cada vous est favorable, l'administration doit l'informer de la réponse qu'elle compte vous donner. Même en cas d'avis favorable de la Cada, l'administration est en droit de confirmer son refus.

Si l'administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada, cela signifie qu'elle refuse votre demande de communication.

Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de celle-ci, vous pouvez faire un recours contentieux devant le juge administratif.

Recours contentieux

Vous pouvez saisir le juge administratif dans les 2 mois suivant la décision implicite de refus de l'administration. Celle-ci intervient lorsque l'administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.

Par exemple, si la Cada a enregistré votre demande le 1er mai 2018, la décision implicite de refus intervient le 1er juillet 2018 en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous avez alors jusqu'au 1er septembre 2018 pour faire un recours contentieux.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

S'il l'estime illégale, il peut annuler la décision de refus de l'administration. Dans ce cas, il peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la contester en cassation devant le Conseil d'État.