Tout agent public est tenu de répondre aux demandes d'information des usagers, sauf si cela va à l'encontre des obligations de discrétion et de secret professionnels. Cette obligation d'information concerne tout agent, quelle que soit sa position hiérarchique. Chaque agent est responsable des informations qu'il fournit.

Toute personne physique et morale de droit privé, à l'exception de celles chargées d'une mission de service public pour ce qui touche à l'exercice de cette mission, peut obtenir communication des documents produits ou reçus par :

• l'État,
• les collectivités territoriales,
• les autres personnes de droit public (établissements publics, notamment),
• les personnes de droit privé chargées d'une mission de service public (caisses de sécurité sociale, établissements d'enseignement privé sous contrat, etc.)

Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions.

Sauf exception, le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Le droit à communication ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration.

Certains documents ne sont pas communicables (lorsqu'ils sont susceptibles de porter atteinte au secret de la défense nationale, à la sécurité publique, etc.).

Certains documents ne peuvent être communiqués qu'aux personnes intéressées notamment lorsqu’ils sont susceptibles de porter atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical, lorsqu'ils font apparaître le comportement d'une personne, si la divulgation de ce comportement peut lui porter préjudice, etc.

La demande de communication doit être formulée par écrit et préciser la nature du document souhaité.

L'accès au document s'effectue, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :

• par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas,
• si la reproduction ne nuit pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur,
• par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique,
• par publication des informations en ligne, sauf si le document n'est communicable qu'à l'intéressé.

Des frais correspondant au coût de reproduction et, éventuellement d'envoi, du document peuvent être mis à la charge du demandeur dans la limite des montants suivants :

Toute décision de refus est notifiée au demandeur sous la forme d'une décision écrite motivée comportant l'indication des voies et délais de recours.

Le silence gardé par l'administration, saisie d'une demande de communication de documents, pendant un mois à partir de la réception de la demande vaut décision de refus.

Le demandeur dispose d'un délai de 2 mois à partir du refus pour saisir la Cada. La Cada rend un avis dans le mois suivant sa saisine sur la communicabilité ou non du document en cause. Cet avis est transmis au demandeur et à l'administration concernée.